Da in Benin die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden bis auf weiteres nicht gegeben sind (ein hoher Prozentsatz der vorgelegten Urkunden ist gefälscht, verfälscht oder inhaltlich unrichtig), wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt. Die Innen- und Justizbehörden wurden unterrichtet.

Den innerdeutschen Behörden steht es grundsätzlich frei, beninische Urkunden im Wege der freien Beweiswürdigung (§ 438 I ZPO) ohne weitere Überprüfung für die beantragte Verwaltungshandlung als echt anzusehen und ihrem Inhalt zu vertrauen. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, bei denen die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung nicht veranlasst werden. Die Botschaft kann die gewünschten Überprüfungen grundsätzlich nicht mit eigenem Personal durchführen, sondern muss sich auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen.

Kosten

Kostenschuldner der Urkundenüberprüfung ist die ersuchende Inlandsbehörde, die mit dem Amtshilfeersuchen die Kostenübernahme gegenüber der Botschaft schriftlich zusichern muss. Im Regelfall wird die Behörde die Kosten an den Urkundeninhaber weiterleiten und von diesem vorab eine Sicherungsleistung verlangen.

Die anfallenden Kosten für Urkundenüberprüfungen im Amtshilfeverfahren richten sich nach dem Ausstellungsort der zu überprüfenden Urkunden und entstehen unabhängig davon, wie viele Urkunden pro Person überprüft werden sollen.

Pro Person (=Urkundeninhaber) belaufen sich die Kosten

Jede Urkundenüberprüfung eines weiteren Familienmitglieds desselben Dossiers wird mit ca. 46 € (30.000 FCFA) in Rechnung gestellt. Ausschlaggebend für die Gesamtauslagen ist der höchste einschlägige Tarifbereich.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich dabei um ein Tätigkeitshonorar - und nicht um ein Erfolgshonorar - für den Vertrauensanwalt handelt. Die anfallenden Kosten sind demnach auch zu begleichen, wenn die Überprüfung ergebnislos verlief.

Einzureichende Unterlagen

• Benötigt wird zum einen die zu überprüfende/n Urkunde/n im Original mit je zwei gut lesbaren Kopien (keine Übersetzungen).
  Bitte beachten Sie dabei folgendes:
  • Nachbeurkundungsurteile (jugement suppletif) entfalten ihre rechtliche Wirkung nur nach erfolgter Beischreibung (transcription) im Personenstandsregister. Eine Überprüfung sollte daher stets beide Urkunden umfassen.
  • Mangels zentralen Eheregisters in Benin ist die Aussagekraft beninischer Ledigkeitsbescheinigungen (Certificat de célibat) marginal, da diese lediglich bescheinigen, dass der Betreffende nicht im Amtsbezirk der ausstellenden Behörde geheiratet hat.

• Zwei Kopien des Passes oder des Personalausweises des Urkundeninhabers (eine Kopie des Aufenthaltstitels ist nicht ausreichend).

• Zwei Ganzkörperlichtbilder des Urkundeninhabers (auf der Rückseite mit Vor und Nachnamen versehen)

  • bei der Überprüfung von Heiratsurkunden zusätzlich noch Hochzeitsbilder
  • bei der Überprüfung von Geburtsurkunden zusätzlich noch Schulzeugnisse.
    Hochzeitsbilder und/oder Schulzeugnisse können auch von schriftlich Bevollmächtigten vor Ort eingereicht werden.

• Lichtbilder und Telefonnummern der Referenzperson/en

• Anfahrtsskizzen in französischer Sprache
  • zum derzeitigen Wohnsitz des Urkundeninhabers in Benin.
  • zum Haus beider Eltern (falls verstorben oder nicht in Benin wohnhaft: Familienoberhaupt).
  • Person, die den Urkundeninhaber als Kind regelmäßig betreut hat.
  • zum Haus eines weiteren Verwandten, der nicht in häuslicher Lebensgemeinschaft mit den übrigen Kontaktpersonen lebt.

• Soweit Zweifel am vorehelichen Personenstand des Urkundeninhabers bestehen, benötigt die Botschaft noch zusätzlich Anfahrtsskizzen
  • zum derzeitigen/letzten Wohnsitz des geschiedenen/verstorbenen Ehegatten des Urkundeninhabers (falls eine Vorehe angegeben wurde) bzw.
  • zum Vater/der Mutter der Kinder des Urkundeninhabers.
  • zum Haus der Eltern oder des Familienoberhauptes dieser Person.

• Ausgefüllter und vom Urkundeninhaber oder einem rechtl. Vertreter unterschriebener Fragebogen (der Fragebogen kann bei Bedarf über die Mailadressen „info@cotonou.diplo.de“ / CC: „rk-10@coto.diplo.de“ angefordert werden).

• Unterschriebene Vollmacht (Procuration) und „Lettre d’autorisation“ (die Dokumente können bei Bedarf über die Mailadressen „info@cotonou.diplo.de“ / CC: „rk-10@coto.auswaertiges-amt.de.de“ angefordert werden). Bitte nur die französische Version ausfüllen und unterschreiben lassen, die deutsche Version dient lediglich als Ausfüllhilfe.

Die Botschaft bittet darum, die o.g. Unterlagen direkt dem Amtshilfeersuchen beizufügen. Die Wegbeschreibungen müssen eindeutig sein, d.h. möglichst viele Landmarken ausweisen und die Namen, Telefonnummern und sozialen Beziehungen der Kontaktperson zum Urkundeninhaber enthalten.

Verfahren und Bearbeitungsdauer

Nach Vorlage aller Dokumente und der erforderlichen Kostenübernahmeerklärung beauftragt die Botschaft einen Vertrauensanwalt mit der Verifizierung der Urkunden. Die Verfahrensdauer variiert je nach Entfernung von der Metropolregion Cotonou.

Überprüfungen in der Metropolregion Cotonou können erfahrungsgemäß nach zwei Monaten zum Abschluss gebracht werden, inhaltliche Recherchen im Norden Benins benötigen nicht selten über vier Monate. Hinzu kommen noch die Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung von etwa drei Wochen pro Strecke.

Es wird um Verständnis gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird. Inländische Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen:

Auswärtiges Amt für Botschaft Cotonou
Kurstr. 36
10117 Berlin

Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.