Da in Benin die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden bis auf weiteres nicht gegeben sind (ein hoher Prozentsatz der vorgelegten Urkunden ist gefälscht, verfälscht oder inhaltlich unrichtig), wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt. Die Innen- und Justizbehörden wurden unterrichtet.

Den innerdeutschen Behörden steht es grundsätzlich frei, beninische Urkunden im Wege der freien Beweiswürdigung (§ 438 I ZPO) ohne weitere Überprüfung für die beantragte Verwaltungshandlung als echt anzusehen und ihrem Inhalt zu vertrauen. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, bei denen die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung nicht veranlasst werden. Die Botschaft kann die gewünschten Überprüfungen grundsätzlich nicht mit eigenem Personal durchführen, sondern muss sich auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen.

Kosten

Kostenschuldner der Urkundenüberprüfung ist die ersuchende Inlandsbehörde, die mit dem Amtshilfeersuchen die Kostenübernahme gegenüber der Botschaft schriftlich zusichern muss. Im Regelfall wird die Behörde die Kosten an den Urkundeninhaber weiterleiten und von diesem vorab eine Sicherungsleistung verlangen.

Die anfallenden Kosten für Urkundenüberprüfungen im Amtshilfeverfahren richten sich nach dem Ausstellungsort der zu überprüfenden Urkunden und entstehen unabhängig davon, wie viele Urkunden pro Person überprüft werden sollen.

Pro Person (=Urkundeninhaber) belaufen sich die Kosten

• im Tarifbereich I der Metropolregion Cotonou (Département Littoral) auf ca. 183 € (120.000 FCFA),

• im Tarifbereich II der Küstenregion Atlantique Sud und Ouémé mit den Hauptorten Porto Novo, Ouidah und Abomey-Calavi auf ca. 229 € (150.000 FCFA),

• im Tarifbereich III der weiteren Küstenregion der Départements Mono, Atlantique Nord und Plateau Sud mit den Hauptorten Lokossa, Allada, Ifangni auf ca. 305 € (200.000 FCFA),

• im Tarifbereich IV des südlichen Mittelbenins der Départements Kouffo, Zou, Plateau Nord mit den Hauptorten Aplahoue, Abomey, Bohicon, Zangnanado und Ketou auf ca. 381 € (250.000 FCFA),

• im Tarifbereich V des Départements Collines mit den Hauptorten Savalou, Dassa und Glazoué auf ca. 457 € (300.000 FCFA),

• im Tarifbereich VI des nördlichen Mittelbenins der Départements Donga und Borgou mit den Hauptorten Bassila, Djougou und Parakou auf ca.534 € (350.000 FCFA),

• im Tarifbereich VII des nördlichen Benins der Départements Atakora und Alibori mit den Hauptorten Natitingou und Kandi auf ca. 610 € (400.000 FCFA).

Jede Urkundenüberprüfung eines weiteren Familienmitglieds desselben Dossiers wird mit ca. 46 € (30.000 FCFA) in Rechnung gestellt. Ausschlaggebend für die Gesamtauslagen ist der höchste einschlägige Tarifbereich.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich dabei um ein Tätigkeitshonorar - und nicht um ein Erfolgshonorar - für den Vertrauensanwalt handelt. Die anfallenden Kosten sind demnach auch zu begleichen, wenn die Überprüfung ergebnislos verlief.

Einzureichende Unterlagen

• Die zu überprüfende/n Urkunde/n im Original mit je zwei gut lesbaren Kopien (keine Übersetzungen)
  • Nachbeurkundungsurteile (jugement suppletif) entfalten ihre rechtliche Wirkung nur nach erfolgter Beischreibung (transcription) im Personenstandsregister. Eine Überprüfung sollte daher stets beide Urkunden umfassen.
  • Mangels zentralen Eheregisters in Benin ist die Aussagekraft beninischer Ledigkeitsbescheinigungen (Certificat de célibat) marginal, da diese lediglich bescheinigen, dass der Betreffende nicht im Amtsbezirk der ausstellenden Behörde geheiratet hat.
• Eine Passkopie des Urkundeninhabers (eine Kopie des dt. Aufenthaltstitels ist nicht ausreichend).
• Zwei Ganzkörperlichtlichtbilder und zwei Passfotos des Urkundeninhabers (auf der Rückseite mit Vor- und Nachnamen versehen)
  • bei der Überprüfung von Heiratsurkunden zusätzlich noch Hochzeitsbilder.
  • bei der Überprüfung von Geburtsurkunden zusätzlich noch Schulzeugnisse.
    Hochzeitsbilder und/oder Schulzeugnisse können auch von schriftlich Bevollmächtigten vor Ort eingereicht werden.
• Die zu überprüfende Personenstandsurkunde (z.B. Geburts-, Heiratsurkunde) oder andere Urkunden, die der betroffenen Person zugeordnet werden können wie z.B. Taufschein.
• Nachweise über den (Hoch-) Schulbesuch und etwaige Arbeitsverhältnisse in Benin.
• Sonstige Nachweise zu den im Fragebogen gemachten Angaben (z.B. soz. Engagement, Kirchengemeinde o.ä.).
• Anfahrtsskizzen in französischer Sprache
  • zum derzeitigen Wohnsitz des Urkundeninhabers in Benin.
  • zum Haus beider Eltern (falls verstorben oder nicht in Benin wohnhaft: Familienoberhaupt) od. alternativ zur Person, die den Urkundeninhaber als Kind regelmäßig betreut hat.
  • Zu den unter Nr. 5B des Fragebogens angegebenen Referenzpersonen außerhalb der Familie: Lichtbilder und Telefonnummern der Referenzperson/en angeben!
• Soweit Zweifel am vorehelichen Personenstand des Urkundeninhabers bestehen, benötigt die Botschaft noch zusätzlich Anfahrtsskizzen
  • zum derzeitigen/letzten Wohnsitz des geschiedenen/verstorbenen Ehegatten des Urkundeninhabers (falls eine Vorehe angegeben wurde) bzw.
  • zum Vater/der Mutter der Kinder des Urkundeninhabers.
  • zum Haus der Eltern oder des Familienoberhauptes dieser Person.
• Ausgefüllter und vom Urkundeninhaber oder einem rechtl. Vertreter unterschriebener Fragebogen (der Fragebogen kann bei Bedarf über die Mailadressen „info@cotonou.diplo.de“ / CC: „rk-10@coto.diplo.de“ angefordert werden).
• Unterschriebene Einwilligungserklärung zur Durchführung der Urkundsüberprüfung (‚Consentement‘) (das Dokument kann bei Bedarf über die Mailadressen „info@cotonou.diplo.de“ / CC: „rk-10@coto.diplo.de.“ angefordert werden). Bitte nur die französische Version ausfüllen und unterschreiben lassen, die deutsche Version dient lediglich als Ausfüllhilfe.

Die Botschaft bittet darum, die o.g. Unterlagen direkt dem Amtshilfeersuchen beizufügen. Die Wegbeschreibungen müssen eindeutig sein, d.h. möglichst viele Landmarken ausweisen und die Namen, Telefonnummern und sozialen Beziehungen der Kontaktperson zum Urkundeninhaber enthalten.

Verfahren und Bearbeitungsdauer

Nach Vorlage aller Dokumente und der erforderlichen Kostenübernahmeerklärung beauftragt die Botschaft einen Vertrauensanwalt mit der Verifizierung der Urkunden. Die Verfahrensdauer variiert je nach Entfernung von der Metropolregion Cotonou.

Überprüfungen in der Metropolregion Cotonou können erfahrungsgemäß nach zwei Monaten zum Abschluss gebracht werden, inhaltliche Recherchen im Norden Benins benötigen nicht selten über vier Monate. Hinzu kommen noch die Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung von etwa drei Wochen pro Strecke.

Es wird um Verständnis gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird. Inländische Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen:

Auswärtiges Amt für Botschaft Cotonou
Kurstr. 36
10117 Berlin

Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.